Kansanvalta.fi

Riskit

Seuraavat sosiaalisen median läsnäoloon liittyvät riskit on hyvä huomioida toimintaa suunnitellessa niiden toteutumisen estämiseksi.

Aliresursointi

Läsnäolo ja vastavuoroinen vuorovaikutus verkossa vaatii aikaa. Sosiaalisen median läsnäolosta vastaavien virkamiesten tehtäviin on osoitettava työaikaa. Profiileihin on tuotettava viikoittain kiinnostavaa sisältöä ja osallistuttava kansalaisten kanssa niillä käytäviin keskusteluihin.

Virheiden pelko

Organisaatioiden ja virkamiesten osallistumista sosiaalisen median areenoilla estää pelko virheen tekemisestä. Organisaatiossa olisi hyvä keskustellen varmistaa, että ohjeistukset ja käytännöt ovat ajanmukaiset.
Organisaatiossa on selkiytettävä roolit ja vastuut niin, että yksittäiset virkamiehet voivat tuntea hallitsevansa oman työtehtävänsä niin hyvin, että kokevat voivansa edustaa omaa organisaatiotaan julkisesti netissä.

Käyttökiellot

Sosiaalisen median käytön kategorinen kieltäminen työnantajan työasemilta ei ole järkevää, sillä se estää samalla myös organisaation toiminnan kannalta tarkoituksenmukaista sosiaalisen median käyttöä.

Ajankäyttö

Ajanhallinnan menettämisen pelko on verkon käyttäjien usein kokema riski. Virkamies voi aiheellisesti pelätä, ettei kykene hoitamaan vastuulleen asetettua tonttia käytettävissä olevan työajan puitteissa.
Sosiaalisen median palvelujen käyttäminen työtehtävissä työajalla on suunniteltava niin, että organisaatio ja yksittäinen virkamies pystyy arvioimaan siellä tapahtuvan työn tuloksellisuutta yhtä täsmällisesti kuin muidenkin työtehtäviensä. Riski hallitaan parhaiten täsmällisellä tavoitteenasettelulla ja jatkuvalla seurannalla ja arvioimisella.

Työn kuormittavuus

Paine seurata omaa tonttia ja vastata esiin nouseviin kysymyksiin myös oman työajan ulkopuolella voi johtaa työn ja vapaa-ajan sekoittumiseen. Päivystämistä ja tavoitettavissa olemista edellyttävät verkkoprofiilit onkin syytä toteuttaa yhteisprofiileina, jolloin vapaalla oleva virkamies voi luottaa siihen, että asiakkaat verkossa saavat apua luvattuina aikoina.
Työn kuormittavuutta lisäävät mahdollisesti uudella tavalla stressaavat julkiset asiakaskohtaamiset verkossa. Uupumista ehkäistään tarjoamalla riittävästi koulutusta, järjestämällä tiimien kesken vertaistukea vaikka yli organisaatiorajojen sekä tarjoamalla työnohjausta. Esimiehen tuki on tällaisissa uusissa tehtävissä tärkeää.

Hyvän hallinnon vastainen menettely

Riski, että rikotaan hyvän hallinnon menettelytapoja, minimoidaan sillä, että toiminta on suunnitelmallista ja ohjeiden mukaista. Harkitsevaisuus verkossa toimiessa, riittävä koulutus, ohjeiden ajantasaisuus, tiimien keskinäinen vertaistuki sekä esimiehen tuki ehkäisevät riskin toteutumista.

Yksityisyyden suoja

Tottumaton internetin käyttäjä ei aina osaa erottaa, milloin hän on viranomaisen itsensä ylläpitämässä verkkopalvelussa asioimassa ja milloin hän kohtaa virkamiehen verkon julkisissa tiloissa.
Kaikki internetin käyttäjät eivät osaa erottaa, ovatko he lähettämässä viestiä julkiselle palstalle vai suoraan viranomaiselle verkkolomakkeella. On varauduttava siihen, että osa asiakkaista julkaisee tahattomasti omaa yksityisyyden suojaansa loukkaavaa tietoa verkossa tästä syystä. Avoimilla sosiaalisen median areenoilla kommunikoidessa tulisi tämän vuoksi selvästi ilmaista, että asiointi verkossa tapahtuu ainoastaan hallinnon omilla sivuilla. Asiakkaan omat yksityisyyden suojaa loukkaavat viestit on viipymättä voitava poistaa yleisön näkyviltä verkossa.

Tietosuoja ja tietoturva

Riski, että rikotaan tietosuojaa tai tietoturvaa, hallitaan jatkuvalla koulutuksella sekä sillä, että ohjeistuksia on mahdollista noudattaa.

Valtiovarainministeriön asettama valtionhallinnon tietoturvallisuuden johtoryhmä (VAHTI) kehittää sosiaaliseen mediaan liittyvää ohjeistusta tietoturvasta.

KATSAUS "Sosiaalisen median mahdollisuudet hallinnolle" http://www.kansanvalta.fi/ on lisensoitu Creative Commons Nimeä 1.0 Suomi lisenssillä Creative Commons Attribution 1.0 Finland License.Teoksen uudelleenkäytön yhteydessä pitää mainita sekä kirjoittaja (Tuija Aalto) että tuottaja (Oikeusministeriö Demokratia- ja kieliasioiden yksikkö).Based on a work at http://www.kansanvalta.fi/.