Yksittäinen virkamies voi toimia sosiaalisen median foorumeilla joko täysin organisaationsa edustajana ja nimissä tai yksityishenkilönä. Yksityishenkilönä omaan lukuunsa toimiessaan virkamies voi olla joko täysin siviiliroolissa tai hän voi esiintyä oman ammattialansa asiantuntijana, jonka työrooli käy ilmi, mutta ei ole verkkoidentiteetin hallitseva määre.

Virkamiehen verkkoidentiteetin tasot

Virkamies voi toimia verkossa

1. organisaationsa edustajana (työnantajan työnjohdon alaisuudessa) tai
   
2. yksityishenkilönä a) ammatillisessa asiantuntijaroolissa tai b) täysin yksityisenä henkilönä.

Organisaation läsnäolo suunnitellaan ja resursoidaan osana organisaation toiminnan strategista suunnittelua, mistä seuraa, että toimiakseen työnantajan edustajana virkamiehellä on oltava siihen työnantajan valtuutus. Ammatillisen asiantuntijaroolin ja työnantajan edustajana toimimisen ero voi monessa tapauksessa olla vaikeasti hahmotettava ja edellyttää siksi erityistä huolellisuutta (ks. Hallinnon organisaatio sosiaalisessa mediassa).

Organisaatio ei voi määrätä yksittäistä virkamiestä toimimaan omalla nimellään ja henkilöllään verkossa organisaation edustajana. Organisaatio ei voi esimerkiksi määrätä työntekijää käyttämään yksityiseen siviilikäyttöön alun perin luomaansa verkkoprofiilia työhönsä. Jos verkkoviestintä kuuluu virkamiehen työhön, hän voi kuitenkin olla mukana päivittämässä organisaation yhteistä virkaprofiilia.

Virkamies organisaationsa edustajana

Edustaessaan organisaatiotaan työnantajansa työnjohdon alaisuudessa organisaation määrittelemissä palveluissa virkamies voi esiintyä joko omalla nimellään ja tittelillään, mikäli näin työnantajan kanssa sovitaan, tai hän voi toimia organisaation mukaisesti nimetyn käyttäjäprofiilin ylläpitäjänä.

Organisaatio määrittelee toimintansa ja palvelujensa näkökulmasta, milloin virkamiesten omien profiilien sijaan on tarkoituksenmukaisempaa luoda organisaation yhteinen tunnus, jota virkamiehet käyttävät yhteisesti palvelussa. (ks. Hallinnon organisaatio sosiaalisessa mediassa). Nämä vaihtoehdot eivät sulje toisiaan pois.

Työroolia varten luodussa profiilissa virkamies rekisteröityy omalla nimellään ja tittelillään, työsähköpostiosoitteellaan, julkisilla yhteystiedoillaan sekä mahdollisesti omalla kuvallaan.  Virkamiehen roolin organisaationsa edustajana tulee käydä selvästi ilmi muille palvelujen käyttäjille.

Verkossa organisaationsa edustajana virkamiesroolissa esiinnyttäessä tulee huomioida mahdolliset oman organisaation ja virka-aseman asettamat rajoitukset: sosiaalisessa mediassa noudatetaan samaa harkintaa kuin muillakin areenoilla siitä, mitkä asiat ovat salaisia tai luottamuksellisia.

Silloin kun virkamies osallistuu sosiaalisen median foorumeilla täysin organisaationsa edustajana, toimintaa ohjaavat yhteisesti sovitut tavoitteet ja onnistumisen mittarit (ks. Hallinnon organisaatio sosiaalisessa mediassa).

Virkamies asiantuntijaroolissa yksityishenkilönä

Jos virkamies haluaa rakentaa omaa asiantuntijuuttaan ja verkkomainettaan ja on varmaotteinen verkkoviestijä, oman ammattialansa asiantuntijana yksityishenkilönä esiintymisen ja työroolin virkamiehenä voi hallita myös yhdellä ja samalla verkkoidentiteetillä toimien. Tällöin niin omia kiinnostuksen kohteita seuratessa kuin työtehtäviä hoitaessa kertyvät kontaktiverkostot jäävät asiantuntijan sosiaaliseksi pääomaksi ja siirtyvät hänen mukanaan työtehtävien vaihtuessa organisaatiosta toiseen.

Tällöin on kiinnitettävä erityistä huomiota siihen, että asiayhteydestä selviää aina, milloin virkamies toimii yksityishenkilönä ja milloin työnantajansa edustajana.

Tällaiselle hybridiroolille, jossa risteävät yksityinen ja julkinen rooli, on hyvä varmistaa organisaation ja esimiehen hyväksyntä.

Virkamies siviilihenkilönä

Yksityishenkilönä verkossa esiintyessään virkamies voi käyttää joko omaa nimeään tai esiintyä nimimerkillä tai anonyymisti, mikä hänelle vain sopii.

Yksityishenkilönä toimiessa palveluihin kirjaudutaan omalla yksityisellä sähköpostiosoitteella, eikä työnantajan tarjoamalla sähköpostiosoitteella.

Se, miten muut verkon käyttäjät mieltävät virkamieheksi tiedetyn henkilön, ei kuitenkaan ole virkamiehen itsensä hallittavissa. Yleisön voi olla vaikea erottaa, milloin henkilö toimii verkossa yksityishenkilönä ja milloin virkamiesroolissa.

Erityistä harkintaa tulee käyttää silloin, kun yksityishenkilönä osallistuttaessa liikutaan lähellä omaan virkamiesrooliin kuuluvia aihealueita. Sidonnaisuudet ja jääviyskysymykset on harkittava tarkoin. Ei saa syntyä sellaista mielikuvaa, että virkamies ajaisi omaa asiaansa tai ettei hän kykenisi toimimaan tasapuolisesti ja muutoin hyvän hallinnon periaatteiden mukaisesti virkatehtävissään. 

Virkatehtäviin tai asianomaisen viraston toimialaan kuulumattomista asioista virkamiehellä on oikeus esittää mielipiteitä kuten kenellä tahansa muulla.

Joissakin tehtävissä virkamiehen rooli edellyttää virkamies- ja yksityisprofiilin eriyttämistä.

Esimerkkejä tästä löytyy esim. nuorisotyöstä verkossa.

"Verkossa toimiessa on muistettava oma ammatillinen rooli nuoriso-ohjaajana.  Työ- ja vapaa-ajan erottaminen myös verkkoympäristössä on välttämätöntä."
(Kuntien verkkoviestintäohje 2010 : Netari.fi  ja nuorisotyön pelisäännöt sosiaalisessa mediassa)

Hyviä käytäntöjä ja onnistuneita ratkaisuja ja toimintamalleja kannattaa jakaa ja kopioida. 

Milloin on kyseessä organisaation virallinen viestintä?

Virkamiehen on huolehdittava siitä, ettei hänen julkisten puheenvuorojensa perusteella synny väärää mielikuvaa, että kyseessä olisi viranomaisen tai organisaation virallinen tiedotustoiminta tai käsitys asiasta silloin kun näin ei ole.

Täysin organisaationsa edustajana toimivan virkamiehen verkkopuheenvuoroja on voitava pitää organisaation virallisena kantana.

Oppaan sisältö:
Etusivu|  |Sosiaalisen median määritelmä|   |Hyödyt hallinnolle|   |Hallinnon organisaatio sosiaalisessa mediassa|   |Virkamies sosiaalisessa mediassa|   |Kuuntelu|  |Koulutus ja kehittäminen|  |Hyviä toimintatapoja sosiaalisen median ympäristössä|   |Miten valita oikea foorumi läsnäololle?|   |Rískit|   |Huoneentaulu: Virkamies verkossa|  |Linkit|

KATSAUS "Sosiaalisen median mahdollisuudet hallinnolle" http://www.kansanvalta.fi/ on lisensoitu Creative Commons Nimeä 1.0 Suomi lisenssillä Creative Commons Attribution 1.0 Finland License.Teoksen uudelleenkäytön yhteydessä pitää mainita sekä kirjoittaja (Tuija Aalto) että tuottaja (Oikeusministeriö Demokratia- ja kieliasioiden yksikkö).Based on a work at http://www.kansanvalta.fi/.