Hyvä tapa organisoida järjestelmällinen sosiaaliseen median, verkkokeskustelujen ja uutisten seuraaminen on tilata omalle organisaatiolle tärkeiden tahojen verkkopalvelujen uutistarjontaa RSS-syötteinä. Organisaation on syytä myös itse tarjota RSS-syötteet omista verkkopalveluistaan.

Tiedonhakua voi tarkentaa seulomalla mainintoja omasta organisaatiosta ja sen palveluista. Sosiaalisen median seurantaan on tarjolla ilmaisia työkaluja ja kaupallisia tuotteita. Niin ilmaiset kuin maksulliset palvelut vaativat paneutumista osuvien hakusanojen listaamiseen.

Organisaation tai yksittäisen virkamiehen on hyödyllistä aloittaa oman verkkomaineensa seuraaminen asettamalla hakuvahti omasta nimestään.

Ilmaiset hakuvahdit

Hakukoneisiin voi luoda hakuvahteja (Google alert, Yahoo! Alerts). Niistä saa niinikään joko syötteen tai ilmoituksen sähköpostiin, kun hakukone on löytänyt verkossa esiintyvän hakutermin.

Useissa sosiaalisen median palveluissa voi asettaa palvelun sisältöjä seuraavia hakusanavahteja. Tekemistään hauista saa esimerkiksi RSS-syötteen tai sähköposti-ilmoituksen.

Kaupalliset mediaseurantatuotteet

Sosiaalisen median ja verkkoviestinnän luotaamiseen on kehitetty uusia välineitä perinteisen mediaseurannan rinnalle.

Mediaseuranta ei korvaa aktiivista verkkoläsnäoloa. Hyvin verkostoituneelle virkamiehelle voidaan vinkata sellaisiakin keskusteluketjuja, joita ei organisaation asettamilla hauilla löytyisi.

Reagoinnin oikea-aikaisuudesta

Keskustelu verkossa etenee reaaliajassa, ja jos siihen halutaan reagoida, se on tehtävä välittömästi. Toimintamallit esimerkiksi virheellisen tiedon oikaisemiseen eivät välttämättä voi olla samat kuin esimerkiksi painetussa mediassa. Organisaation on siksi ennalta suunniteltava, mitä seurannalla hankituilla tiedolla tehdään: reagoidaanko mahdollisiin virheellisiin väittämiin tai negatiivisiin asiakaspalautteisiin, kenen toimesta ja millä foorumeilla. (ks. Luku 4 Hallinnon organiaatio sosiaalisessa mediassa, kappale Reaktiivisuus ja proaktiivisuus)

On hyvä sopia siitä, mitkä ovat esimerkiksi niitä asioita, joihin kaikki organisaation jäsenet voivat halutessaan reagoida.

Internetin keskustelufoorumit ja muut mielipiteiden esittämisen tilat ovat joskus perinteistä mediaa nopeampia levittämään tietoa. Negatiiviset, tunteisiin vetoavat viestit voivat levitä nopeasti ja laajalle.

Itse ongelmaan ei tarvitse olla heti ratkaisua, koska asiakaspalveluhenkisyyttä viestivä vastaus pienentää heti potentiaalista mainevahinkoa ja antaa peliaikaa varsinaisen tapauksen ratkaisemiseen.

Kriisiviestintätilanteet ovat poikkeus - tavallisemmin verkon keskustelupalstojen seuraaminen voi tuottaa hallinnolle tärkeää tietoa vallalla olevista asenteista ja mielipiteistä. Verkosta voi poimia heikkoja signaaleja mahdollisista tulevaisuuden kehityslinjoista sekä kansalaisten muuttuvista odotuksista ja tarpeista.

Sosiaalisen median foorumeilla osallistumisen lisäksi hallinto tuottaa itse tuottaa verkkopalveluja, joissa voi ottaa kantaa, tehdä ehdotuksia ja aloitteita, kommentoida ja äänestää. Esimerkkejä tällaisista ovat mm. Otakantaa.fi, ideoikasvua.fi, oikeusvaivelvollisuus.fi ja valma.tampere.fi.

Silloinkin kun verkossa tarjotaan tilaisuus keskusteluun ja osallistumiseen hallinnon tarjoamalla sivustolla, on sosiaalisella medialla tärkeä rooli palvelun tunnetuksi tekemisessä ja kävijöiden ohjaamisessa sivustolle.

Oppaan sisältö:
Etusivu|  |Sosiaalisen median määritelmä|   |Hyödyt hallinnolle|   |Hallinnon organisaatio sosiaalisessa mediassa|   |Virkamies sosiaalisessa mediassa|   |Kuuntelu|  |Koulutus ja kehittäminen|  |Hyviä toimintatapoja sosiaalisen median ympäristössä|   |Miten valita oikea foorumi läsnäololle?|   |Rískit|   |Huoneentaulu: Virkamies verkossa|  |Linkit|

KATSAUS "Sosiaalisen median mahdollisuudet hallinnolle" http://www.kansanvalta.fi/ on lisensoitu Creative Commons Nimeä 1.0 Suomi lisenssillä Creative Commons Attribution 1.0 Finland License.Teoksen uudelleenkäytön yhteydessä pitää mainita sekä kirjoittaja (Tuija Aalto) että tuottaja (Oikeusministeriö Demokratia- ja kieliasioiden yksikkö).Based on a work at http://www.kansanvalta.fi/.