Kansanvalta.fi - Hyviä toimintatapoja sosiaalisen median ympäristössä

Hyviä toimintatapoja sosiaalisen median ympäristöissä

Koska sosiaalinen media on ihmisten välistä vuorovaikutusta verkon avointen palvelujen ja sovellusten kautta, organisaatioiden ja yksittäisten virkamiesten on oltava tietoisia niissä vakiintuneista toimintakulttuureista. Seuraavassa on muistilistan kaltaisesti ohjeita, kuinka sosiaalisessa mediassa on hyvä toimia. Katso myös tästä katsauksesta tiivistetty huoneentaulu.

Kerro, kuka olet (verkkoprofiilin tunnistettavuus)

Luottamuksen syntymisen kannalta on tärkeää, että työroolissaan sosiaalisen median foorumeilla esiintyvä henkilö kertoo, mitä organisaatiota edustaa.
Myös palvelujen käyttöehdot edellyttävät, että rekisteröitymisen yhteydessä vaadittavat tiedot on annettava oikeellisesti.
Viestinnällisesti virkamiehen esiintymiseen sopivat samat säännöt kuin muussakin julkisuudessa esiintymiselle tarkoitetut säännöt ja ohjeet.

Erota tarvittaessa työ ja yksityisrooli verkossa. Rekisteröityessä annettavat tiedot annetaan tämän mukaisesti: käytä työprofiileihin työpaikkasi sähköpostiosoitetta ja yksityisiin profiileihin omaa yksityistä sähköpostiosoitettasi. Valitse myös eri profiilikuvat.

Huolehdi tietoturvasta ja yksityisyydestäsi

Kirjautumisessa tarvittava henkilökohtainen tai yhteinen tunnus ja salasana on pidettävä omana tietona eikä sitä pidä antaa eteenpäin. Tietotekniikka tai ulkopuolinen palveluntarjoaja eivät koskaan tarvitse käyttäjän salasanaa, vaan kaikkia tällaisia uteluita on epäiltävä vilpillisiksi.
Verkkoidentiteetin varkaudet ovat yleinen verkkorikollisuuden muoto. Käyttäjätunnuksia ja salasanoja onkivat tunnettujen palvelujen näköisiksi laaditut väärennökset. Tätä ns. kalasteluhuijausta voi torjua käyttämällä palveluun siirtymiseen aina omia selaimen kirjanmerkkejä, eikä esimerkiksi sähköpostiin tulleita linkkejä.
Sosiaalisen median palvelujen liikkuva käyttö yleistyy ja palveluissa on yhä enemmän paikka- ja sijaintitietoon perustuvia ominaisuuksia. Varmista, että tiedät, milloin näytät sijaintisi julkisesti. Suojele yksityisyyttäsi äläkä näytä profiilissasi, missä asut ja asioit.

Tunnista avoimuuden rajat

Virkamiehen on syytä aina ennen tietojen julkaisemista varmistua siitä, että hän informoi asioista, jotka ovat julkisia eivätkä vaaranna vaitiolovelvollisuutta. Informaation oikeellisuuteen on kiinnitettävä erityistä huomiota. Informaation välittämisessä virkamiehen on syytä tarkistaa lähteet ennen julkaisemista, jotta tiedonvälityksen luotettavuus varmistuu ja saatavilla on aina ajantasaisin lähde. Virkamiehen on siten ennen tekstien, kuvien, videoiden ja muun tiedon julkaisemista mietittävä tarkoin, minkälaisia seurauksia asioiden esille tuomisessa on.

Vaali kanssaihmisten yksityisyyden suojaa

Internetissä julkaistu materiaali ei välttämättä koskaan häviä. Tietoja säilyy niin yhteisöpalvelujen palvelimilla kuin hakukoneiden välimuisteissa Internetin käyttäjät tekevät kerkeästi kopioita kiinnostavimmista sisällöistä.
Huolehdi muiden yksityisyydestä vielä tarkemmin kuin omastasi. Kysy aina lupa toisen henkilön kuvan julkaisuun, ellei tilanteessa ole aivan ilmeistä, että kuvien ottaminen ja julkaisu verkossa sopii kaikille.

Kunnioita yhteisöjen toimintatapoja

Sosiaalisen median yksi olennaisimmista piirteistä liittyy yhteisöllisyyteen ja vuorovaikutukseen. Verkkoetiketin tuntemus on onnistuneen vuorovaikutuksen edellytys.
Ei pidä pyrkiä määräämään muita keskustelemaan juuri siitä asiasta, jota itse tai organisaatio ajaa. Keskusteluihin voi kuitenkin aina tuoda oman panoksensa tilanteeseen ja asiayhteyteen sopivalla tavalla.
Keskustelun ohjailemisessa on enemmän liikkumavaraa, jos on itse sen avannut. Jos haluaa keskusteluttaa verkon käyttäjiä tavoitteellisesti, on tavoite hyvä tuoda esiin heti alussa. Tällöin aiheeseen kuulumattomia repliikkejä voi yrittää suitsia.
Organisaation omassa verkkopalvelussa tapahtuvaa viestintää ja vuorovaikutusta voi valvoa kaikkein eniten, mikäli se palvelee vuorovaikutukselle asetettuja tavoitteita.
Yleisön kysymyksiin vastatessa on syytä olla harkitseva ja rehellinen. Kaikkiin kysymyksiin ja kommentteihin ei tarvitse vastata. Keskusteluissa voi esittää tarkentavia lisäkysymyksiä. Ei myöskään tarvitse heti osata esittää oikeaa vastausta, vaan voi luvata selvittää asiaa ja siihen on tällöin muistettava palata.

Opi muilta ja jaa oppimaasi

Perehdy kansalaisten, asiakkaiden ja sidosryhmien luomiin sisältöihin verkossa ja huomioi ne virkatehtävissäsi. Kiitä osallistujien panoksesta ja viittaa verkostoilta saamiisi ideoihin ja apuun myöhemmin sopivan tilaisuuden tullen.

Kun huomaat jonkun kansalaisen, yhteistyökumppanin tai sidosryhmän esittävän verkossa kysymyksen, johon osaat vastata, tee niin. Vastavuoroinen toiminta luo verkkomainetta. Sosiaalisen median läsnäolon vastavuoroisuus tulee huomioida ajankäytön suunnittelussa.

Huolehdi omista palveluista

Päivittämättömät sivut ja vanhentuneet asiat luovat julkaisijastaan huonon vaikutelman. Omat sivustot ja verkkopalvelut on tarpeen hoitaa kunnolla ja päivittää.

Ole realistinen

Sosiaalinen media on laaja ja monitahoinen. Kukaan ei voi ottaa sitä kokonaisuutena haltuunsa, vaan on keskityttävä päätehtävän kannalta olennaiseen. Ajankäyttö ja fokusoituminen vaativat jatkuvaa itsekuria. Työ- ja vapaa-ajan sekoittumisen riski on merkittävä ja se kannattaa arvioida omien tavoitteiden valossa.

KATSAUS "Sosiaalisen median mahdollisuudet hallinnolle" http://www.kansanvalta.fi/ on lisensoitu Creative Commons Nimeä 1.0 Suomi lisenssillä Creative Commons Attribution 1.0 Finland License.Teoksen uudelleenkäytön yhteydessä pitää mainita sekä kirjoittaja (Tuija Aalto) että tuottaja (Oikeusministeriö Demokratia- ja kieliasioiden yksikkö).Based on a work at http://www.kansanvalta.fi/.