Viranomaiset voivat hyödyntää sosiaalista mediaa muiden muassa viestinnässä, tiedonjakamisessa, palveluiden tunnetuksi tekemisessä, palautteen saamisessa, osallisuuden edistämisessä ja kansalaismielipiteiden luotaamisessa.

Julkisen organisaation toiminta sosiaalisessa mediassa on perusteltua silloin, kun se liittyy johonkin organisaation ydintoimintaa tukevista prosesseista. Tällainen voi olla esimerkiksi lausuntopyyntöprosessin avaaminen.

Sosiaalinen media tarjoaa hallinnolle mahdollisuuden lisätä vuorovaikutusta kansalaisten ja sidosryhmien kanssa.

Vuorovaikutus verkossa auttaa kehittämään palvelujen laatua. Sosiaaliseen mediaan osallistumisesta hallinto saa kansalais- ja sidosryhmäpalautetta ja ideoita ja lisää omaa avoimuuttaan.

Aktiivinen ja avoin sosiaalisen median käyttö voi lisätä hallintoa kohtaan tunnettua luottamusta ja esimerkiksi kuntalaisen sitoutumista omaan kuntaansa. Toiminnalla voidaan myös ylläpitää ja lisätä organisaation mainetta.

Hallinnon viestintätehtäviin kuuluvat kansalaisten informointi, neuvonta ja osallistumismahdollisuuksien edistäminen. Sosiaalisen median avulla näitä toimia on mahdollista toteuttaa ja samalla voidaan paremmin tavoittaa erilaisia kohderyhmiä, muiden muassa erikielisiä ja eritaustaisia.

Sosiaalisen median käyttö organisaation sisäisenä toimintatapana tarjoaa mahdollisuuksia parantaa yhteydenpitoa ja yhteistyötä sekä kerätä tehokkaasti osaamispääomaa. Johtamisessa uusien välineiden ja tapojen hyötyinä voidaan nähdä tiedonkulun ja vuorovaikutuksen lisääminen.

Sosiaalisen median muita mahdollisia käyttötarkoituksia hallinnolle

Tiedonhankinta

• Toimialan ja toimintaympäristön seuranta
• Asioiden valmistelu, ideointi ja näkemysten hankinta
• Käyttäjäpalautteen hankinta, asiakastyytyväisyyden kartoitus

Yhteistyö ja sidosryhmäsuhteet

• Organisaation sosiaalisen pääoman kartoittaminen
• Organisaation sisäinen yhteistyö
• Sidosryhmäsuhteiden vaaliminen
• Tuotekehityksen tuki, kehittäjäasiakkaiden tavoittaminen
• HR/rekrytointi, työnantajamielikuvan rakentaminen

Neuvontapalvelujen tarjoaminen

• Organisaation läsnäolo siellä, missä sen asiakkaat ovat
• Asiantuntijoiden ja palveluiden löydettävyys

Viestintä ja markkinointi

• Asiakassuhdeviestintä, maineenrakennus
• Liikenteen ohjaaminen tiettyyn web-osoitteeseen

Hallinnon ja virkamiesten käyttöön ottamat palvelut täydentävät muita työ- ja toimintamuotoja eivätkä yleensä korvaa niitä. Toimintaympäristön muutoksessa on toisaalta mahdollisuus tarkastella myös sitä, mitä vanhoja käytäntöjä voisi uudistaa toiminnan tehostamiseksi. Vakiintuneita käytäntöjä tai prosesseja ei välttämättä kannata siirtää sellaisenaan verkkoon. Sen sijaan voi olla syytä miettiä toiminnan tai palvelun tarkoituksenmukainen toteutus uudessa toimintaympäristössä.

Viestintää vai asiointia?

Tyypillisesti organisaatioiden sosiaalisen median verkkopalveluissa on kyse viestinnästä, vuorovaikutuksesta ja neuvonnasta. Yleisölle on hyvä tehdä selväksi, että vaikka viranomaiset olisivat läsnä jossakin sosiaalisen median palvelussa, niiden kanssa hoidettava virallisempi asiointi todennäköisesti edellyttää yhteydenottoa muulla tavoin - kirjeitse, sähköpostitse tai suullisesti viranomaisen niin salliessa.

Kansalainen saattaa odottaa voivansa panna hallintoasian vireille myös kohdatessaan viranomaisen sosiaalisessa mediassa. Organisaation verkkoprofiilissa on selvästi ilmaistava, miten kansalaisen tulee toimia pannakseen hallintoasian vireille.

Oma-aloitteinen toiminta tuottaa hyvää mainetta

Organisaation edustajien proaktiivinen oma-aloitteinen läsnäolo sosiaalisen median areenoilla tuottaa hyvää verkkojulkisuutta: organisaatioiden ja yksittäisten virkamiesten kertomat myönteiset uutiset, jotka eivät kenties ylitä perinteisen median uutiskynnystä, voivat levitä verkostoissa laajasti. Ystävällinen ja ihmiskasvoinen asiakaspalvelu jää mieleen.

Oppaan sisältö:
Etusivu|  |Sosiaalisen median määritelmä|   |Hyödyt hallinnolle|   |Hallinnon organisaatio sosiaalisessa mediassa|   |Virkamies sosiaalisessa mediassa|   |Kuuntelu|  |Koulutus ja kehittäminen|  |Hyviä toimintatapoja sosiaalisen median ympäristössä|   |Miten valita oikea foorumi läsnäololle?|   |Rískit|   |Huoneentaulu: Virkamies verkossa|  |Linkit|

KATSAUS "Sosiaalisen median mahdollisuudet hallinnolle" http://www.kansanvalta.fi/ on lisensoitu Creative Commons Nimeä 1.0 Suomi lisenssillä Creative Commons Attribution 1.0 Finland License.Teoksen uudelleenkäytön yhteydessä pitää mainita sekä kirjoittaja (Tuija Aalto) että tuottaja (Oikeusministeriö Demokratia- ja kieliasioiden yksikkö).Based on a work at http://www.kansanvalta.fi/.